Budget Controller Standard: Guia de Utilizador
Por favor leia este Manual de Utilizador antes de iniciar a utilização do Budget Controller.
Esperamos que este venha a demonstrar-se uma ferramenta útil na criação e manutenção dos seus orçamentos e planos de negócios. Agradecemos ainda qualquer informação ou comentários que queira transmitir-nos em relação a este produto e tudo faremos, dentro das nossas possibilidades, para incluir as suas sugestões em versões futuras.
Introdução
Este Guia irá orientá-lo nos passos necessários para criar um modelo financeiro interactivo para a sua organização. Uma vez criado esse modelo, recomendamos que o actualize regularmente com dados reais. Tal permitirá que efectue rapidamente orçamentos com períodos móveis, simulações e análise de sensibilidade para apoio na exploração de estratégias e cenários alternativos e para compreender o respectivo impacto na sua actividade.
Trabalhe a partir de uma cópia
Recomendamos vivamente que trabalhe a partir de uma cópia do Budget Controller. Isto permitir-lhe-á que no caso, improvável, de um ficheiro ficar corrompido ou danificado, você disporá sempre de uma cópia de suporte. Caso tenha adquirido a versão em CD, mantenha este como salvaguarda. Este CD está protegido contra gravação de informação, pelo que quando o copiar para o seu disco rígido, deverá remover a propriedade de só de leitura. A partir do Menu do Ficheiro/Abrir, faça um clique com o botão do lado direito do seu rato sobre o ficheiro que copiou para o seu disco rígido. Seleccione Propriedades e faça um clique para remover a marca de visto da função de Atributos: no campo de Só de leitura.
Como iniciar o Budget Controller
Antes de executar o Budget Controller, verifique se a segurança das macros se encontra configurada como Média. A partir do menu Excel, seleccione Ferramentas. Escolha a opção Macro e a subopção Segurança. Irá aparecer uma janela intitulada “Segurança”. Deverá escolher a opção Média ou Baixa. Apenas deverá seleccionar a opção Baixa caso tenha instalado um software antivírus ou se confiar em todos os seus fornecedores de software.
Para iniciar o Budget Controller, clique duas vezes no ficheiro Excel do Budget Controller. Aparecerá um aviso a indicar que o ficheiro contém macros e que as macros poderão conter vírus. Seleccione Activar Macros para prosseguir. Para mudar o idioma, basta escolher português no campo "Select Language".
Nota: A Markitquest toma todas as precauções contra a transmissão de vírus informáticos. Todos os nossos sistemas contêm um software antivírus, que vigia todas as mensagens de correio electrónico que entram e saem. O nosso software antivírus é actualizado permanentemente de modo a assegurar a protecção contra novos vírus que vão assumindo formas em constante mudança.
Analysis ToolPak Add-In
O Budget Controller utiliza funções do Excel Analysis ToolPak. Por favor verifique se este programa se encontra devidamente instalado no seu computador. Do Menu de Excel seleccione Ferramentas/Adicionais. Na janela de Adicionais, verifique que o Analysis ToolPak está devidamente assinalado.
Exemplo de Informação
O exemplo de informação fornecido com o Budget Controller refere-se a uma empresa actualizando as suas previsões de 2002, de Outubro a Dezembro, criando um novo orçamento para 2003 e um plano estratégico de 2004 a 2007. Sugerimos que mantenha estes dados na versão original para futuras referências, removendo-a das cópias a partir das quais esteja a trabalhar.
Convenções de Design
As seguintes convenções foram utilizadas em todo o Budget Controller:
As células brancas indicam áreas de introdução de dados pelos utilizadores. Todas as outras células estão protegidas e não podem ser alteradas. A única excepção é o caso das células brancas no primeiro ano. Se a previsão é iniciada após a abertura do ano fiscal, as células referentes a períodos anteriores à previsão alteram-se para a mesma cor do fundo do ambiente de trabalho para indicar que não é necessária a introdução de dados. É possível adicionar dados a estas células; porém o Budget Controller ignorará estes dados.
As células amarelas indicam erros admissíveis e avisos..
As células vermelhas indicam erros críticos, que devem corrigidos antes de prosseguir com a introdução de dados.
Números demasiado longos para caberem na cálula surgem como #######. Faça pairar o cursor do seu rato sobre a célula para o número aparecer por completo no ecrã.
Limite de previsão
O Budget Controller pode prever até seis anos em cada ficheiro. No entanto, à medida que a previsão se aproxima do limite, os inventários poderão decrescer nos últimos meses. Tal acontece em meses cujos inventários se baseiam em valores do Plano de Produção que estão fora do intervalo de previsão.
Caso necessite de previsões para um total igual ou superior a seis anos, pode consegui-lo dividindo a previsão em duas ou mais previsões de cinco anos. Basta para tanto, inserir os saldos de fecho provenientes das folhas de cálculo dos anos 1 a 5, como os saldos de abertura das folhas de cálculo com os anos 6 a 10.
Recomendamos que utilize sempre alguns meses adicionais nas suas previsões, de modo a que os seus requisitos em termos de compras e existências sejam adequados até ao final do período que deseja efectivamente prever.
Navegação
Habitualmente, as folhas de cálculo são grandes e não cabem no ecrã (mesmo nos maiores). Para além das convencionais barras de deslocamento do Excel e do controlo através do teclado, existem várias formas para percorrer as folhas de cálculo para encontrar algo que procura:
 | Home | Sempre que estiver a trabalhar no Budget Controller, o botão Home levá-lo-á sempre de volta ao menu principal. |
 | Avançar | O botão Avançar levá-lo-á da folha de cálculo em que se encontra para a folha de cálculo seguinte no menu principal. |
 | Retroceder | O botão Anterior irá transportá-lo da folha actual para a folha anterior no menu principal. Não deverá confundir com o botão Retroceder do Microsoft Internet Explorer, que permite voltar à última página visualizada. |
| Ocultar/Ver | O botão Ocultar/Ver reduz ou aumente o nível de detalhe para que possa ver ou imprimir os resumos dos seus relatórios. Os botões no lado superior direito das folhas de cálculo Mostram ou Escondem TODOS os detalhes. Os botões ao longo do topo e dos lados mostram ou escondem apenas secções associadas da folha de cálculo. |
 | Drill Down | Faça clique para abrir uma das bases de dados de informação detalhada para poder analisar dados subjacentes ou para adicionar ou editar comentários. Para encontrar a informação que procura, clique nas setas dos campos de cabeçalho da base de dados para filtrar a informação. Por exemplo, seleccione um mês e/ou produto específico para proceder à análise dos detalhes. Dica: Faça pairar o cursor sobre uma rede de dados gráficos revela os valores subjacentes. |
 | Retorno | Clique para voltar a partir da base de dados seleccionada. |
 | Ajuda | Triângulos vermelhos indicam ajudas e dicas nas folhas de cálculo. Faça pairar o cursor sobre os triângulos, o que abrirá caixas de informação. Alternativamente utilize a opção de Excel Ver Comentários. |
 | Ligações | Quando move o seu cursor ao longo de descrições sublinhadas de menu, este muda a sua forma para o desenho de uma mão, quando aí existe uma ligação para ser seguida. |
Dica: O modo mais rápido para encontrar o que precisa é utilizar os botões Ocultar TUDO para resumir colunas e linhas, depois abra apenas a parte em que pretende trabalhar com os botões de Ver.
Barra de ferramentas
Também pode utilizar a Barra de Ferramentas do Budget Controller para se posicionar rapidamente nas folhas de cálculo. A Barra de Ferramentas é acrescentada automaticamente ao Excel quando executa o Budget Controller e é retirada quando o fecha ou quando abre outra folha de cálculo do Excel.
Os botões Anterior, Início e Seguinte (Previous, Home, Next) trabalham da mesma forma que os botões referidos anteriormente. A caixa Ir para a Página (Go To Page) contém uma lista pendente de folhas de cálculo. Seleccione a folha para ter acesso imediato a esta.
Caso pretenda retirar a Barra de Ferramenta enquanto utiliza o Budget Controller deverá entrar no menu Excel e seleccionar a opção Ver / Barras de Ferramentas e retirar a marca de verificação em Budget Controller.
Nota: À partida, os separadores das folhas foram eliminados de modo a reduzir o espaço ocupado no seu ecrã. Pode alterar esses valores predefinidos através do menu Excel em Ferramentas / Opções / Ver.
Introdução de Dados
Existem várias formas de introduzir e manipular informação no Budget Controller:
| Método Directo | A forma mais simples é inserir os valores directamente nas células brancas. | |
 | Método de Distribuição (Copiar) | Este processo copia os valores no campo de Distribua por Ano para cada mês e categoria no ano em questão. Pode então editar os meses ou categorias que são diferentes do valor pré-determinado. Podem, também, utilizar este método para limpar informação apagando o valor no campo de Distribua por Ano e copiando o valor para o campo em branco, clicando no respectivo ícone. |
 | Método de Multiplicação (Copiar/ Multiplicar) | A informação que já tenha sido introduzida será multiplicada pelo factor contido no campo de Distribua por Ano. Este método pode ser utilizado de duas formas:
Seleccione o Utilitário do Índice de Vendas a partir do Menu Principal. Utilize esta folha de cálculo para criar o seu índice. Recalcule, premindo a tecla F9, e faça a cópia e colagem da matriz na sua previsão. Assegure-se de que usa Editar / Colar Especial / Valores (veja mais adiante as Sugestões e Truques). Adicionar o total de vendas anuais, dividido por 12, no campo Distribua por Ano e clique no ícone Copiar/Multiplicar. O Budget Controller irá multiplicar o valor das vendas do mês por cada valor na matriz para reflectir a sua matriz de distribuição.
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Campos de Ajustamento
Utilize os campos de Ajustamento para desempenhar cenários hipotéticos nas suas previsões. Enquanto a função de Copiar/Multiplicar altera os dados em si, o campo de Ajustamento mantém os seus dados originais inalterados, permitindo-lhe visualizar rapidamente as implicações de uma determinada ocorrência nas suas previsões, sem perda das estimativas originais.
Por exemplo: para aumentar o valor das vendas em cinco por cento, digite 5 no campo de Ajustamento. Alternativamente o valor menos cinco diminui as vendas em cinco por cento. O Budget Controller vai alterar os dados nas secções ajustadas, deixando inalterados os seus dados originais nas secções não ajustadas.
Você pode usar este método para remover os fluxos de receitas ou de custos das suas previsões digitando menos 100%. Simplesmente apague o valor introduzido para o ajustamento e refaça o cálculo na folha de cálculo (F9) para regressar ao seu cenário original.
Apagar Dados
Seleccione os dados a apagar e utilize a tecla Del para remover o valor introduzido das suas previsões.
Atenção! Não utilize a opção Editar/Limpar do menu do Excel dado que poderia eliminar a formatação condicional que é utilizada para detectar erros.
Estrutura do Orçamento
Foram envidados todos os esforços no sentido de tornar o Budget Controller tão flexível quanto possível. Tratando-se de uma ferramenta de modelação financeira de topo de gama, o plano de contas pormenorizado que se encontra em aplicações de bases de dados de orçamentação foi substituído por uma estrutura mais simples e mais genérica que deverá ser aplicável à maioria das organizações.
Vendas
Podem ser introduzidas até dez listas de receitas em cada cópia do Budget Controller. Caso necessite de mais, poderá ligar várias cópias do Budget Controller de modo a consolidar as vendas de diferentes empresas, divisões, regiões ou departamentos (consulte mais adiante a secção de Sugestões e Truques).
Custos
Pode classificar os custos de várias formas:
Comportamento dos Custos
A forma como os custos se comportam relativamente à actividade de vendas e à evolução no tempo permite que sejam classificados como fixos ou variáveis. Trata-se de uma classificação relativamente arbitrária e depende bastante da natureza da sua actividade e do intervalo de tempo em questão.
Custos variáveis
A sua classificação de custos variáveis é determinada pelos fluxos de receitas que seleccionar na folha de cálculo de Vendas. Tal destina-se a assegurar a consistência do relatório de Custo das Vendas, de modo a permitir que analise a rentabilidade de cada fluxo de receitas.
Custos fixos
Os Custos Fixos de Produção também são determinados pelos fluxos de receitas seleccionados, mais uma vez para assegurar a consistência do relatório de Custo das Vendas. Os restantes custos fixos poderão ser classificados individualmente na forma que considerar útil.
Utilização Funcional
Habitualmente, para classificar os custos, é tida em conta a origem e a forma como são consumidos na actividade.
Custos de produção
Trata-se do custo de produzir os bens e serviços. Também é designado como Custo das Vendas.
Vendas e Marketing
Trata-se dos custos envolvidos na promoção do uso e aquisição dos bens e serviços. Também incluem frequentemente os custos de distribuição (mas há excepções).
Custos Gerais e Administrativos
Habitualmente, trata-se dos custos associados às funções de apoio, tais como a contabilidade, a gestão de recursos humanos e a gestão geral.
Investigação e Desenvolvimento (I&D)
São os custos da invenção de melhores bens e serviços para disponibilizar aos clientes.
Outros Custos
Utilize a rubrica de Outros Custos para acrescentar a sua própria classificação funcional.
Significado Operacional
O significado operacional de um custo é utilizado para ordenar por ordem de importância, sendo utilizado para definir diferentes níveis de rentabilidade.
Operacionais
Custos associados ao decurso normal da actividade fulcral da empresa.
Não Operacionais
Custos não directamente associados à actividade fulcral da organização, mas para os quais se considera existir uma ocorrência frequente.
Extraordinários
Custos relacionados com acontecimentos raros ou únicos ou com ajustamentos.
Tipo de Custos
Para a análise estatística, é habitualmente útil classificar os custos pelas suas características físicas:
Materiais
Mão-de-Obra
Despesas
Calendário de Custos
Os custos são frequentemente contabilizados antes de terem ocorrido. Assumem a forma de provisões para acontecimentos futuros conhecidos ou previstos que tenham um impacto material provável na empresa. É importante separar estas provisões de outros custos, não apenas para calcular os fluxos de tesouraria, mas também para proporcionar uma avaliação dos riscos e da fiabilidade da previsão.
Classificação dos Custos
Pode utilizar qualquer combinação dos vários tipos de custos atrás referidos. Alguns tipos de custos poderão não ser apropriados para a sua actividade e poderão ser ignorados, mas deverá assegurar-se de que eliminou os dados nas folhas de cálculo de exemplo que são fornecidas com o Budget Controller. A tabela seguinte apresenta um resumo das possíveis combinações disponíveis:
Função | Comportamento | Significado | Tipo | Momento |
Produção | Variável | Operacional | Materiais Mão-de-Obra Despesas | Actual |
Vendas e Marketing | Variável | Operacional | Materiais Mão-de-Obra Despesas | Actual |
Gerais e Administrativos | Variável | Operacional | Materiais Mão-de-Obra Despesas | Actual |
I&D | Variável | Operacional | Materiais Mão-de-Obra Despesas | Actual |
Outros custos | Variável | Operacional | Materiais Mão-de-Obra Despesas | Actual |
Outras despesas | Não aplicável | Operacional Não Operacional Extraordinário | Não aplicável | Actual Provisão |
Construindo as suas previsões
1. Introdução de datas de início
Seleccione o mês de início do seu exercício e a data de início das suas previsões actuais. Refaça o cálculo do Budget Controller com a tecla F9 antes de prosseguir.
Atenção! Aguarde até que o novo cálculo esteja terminado antes de movimentar-se na folha de cálculo, na medida em que tal poderia interromper o processo. É possível verificar o avanço do novo cálculo no lado esquerdo da Barra de Estado no fundo do seu ecrã.
Nota: De modo a acelerar a introdução dos dados, a fase de cálculo é alterada para manual, por pré-definição. Além do mais, o cálculo manual é bastante útil; este permite-lhe seleccionar um relatório específico e verificar os efeitos das alterações introduzidas em outras folhas de cálculo. Quando pressiona a tecla F9 pode observar o impacto das suas alterações no relatório.
Se quiser alterar a forma de cálculo para automático, vá ao menu Excel: Ferramentas/Opções/Cálculos e clique em Automático.
2. Introdução de Saldos de Abertura
Utilize os saldos de fecho do mês imediatamente anterior ao do início das previsões. São necessários saldos de abertura nas seguintes folhas de cálculo:
| Investimentos em Imobilizações | Adicione o valor de aquisição e de amortização acumulada das categorias de imóveis, juntamente com o valor remanescente do saldo dos imobilizações a pagar. |
| Financeiro | Adicione o capital próprio, valores bancários a descoberto, empréstimos e saldo de investimento inicial. |
| Impostos | Introduza os valores referentes a quaisquer perdas de anos anteriores que sejam dedutíveis nos impostos. |
Provisões Operacionais Não Operacionais Extraordinárias | Introduza os saldos iniciais de quaisquer provisões feitas antes de início da sua previsão, excluindo quaisquer provisões realizadas para créditos mal-parados, que deverão ser introduzidas no Balanço (Cobrança Duvidosa). |
| Balanço | Exceptuando os valores introduzidos acima, introduza os valores remanescentes do balanço. No caso de sua previsão não começa no início do exercício, introduza também os valores do ano anterior. O Budget Controller precisa destes dados para calcular os valores de fluxo de tesouraria durante a primeira parte do ano de previsão. |
| Demonstração dos Resultados | No caso de as previsões não serem iniciadas no princípio do exercício, introduza os valores do ano corrente, até e inclusive o mês anterior ao do início da sua previsão na Demonstração dos Resultados. |
| Fluxo de Tesouraria | O Fluxo de Tesouraria obtém o seu saldo de abertura a partir o Balanço e do Demonstração dos Resultados, porém uma comparação opcional dos saldos de fecho do ano anterior podem ser introduzidos, se necessário. |
| Cobrança e Pagamentos | Retire por etapas os saldos iniciais dos valores de Contas a Receber e a Pagar. |
3. Verificação de Saldos de Abertura
Refazer o cálculo (F9) do Budget Controller. Caso a opção Conferir Dados esteja activada a vermelho no Menu Principal, existem erros nos seus saldos de abertura. Seleccione Conferir Dados para ver os motivos desses erros.
4. Introdução de Novas Previsões
Volte ao Menu Principal e passe por cada uma das folhas introduzindo as novas estimativas à medida que passa de folha para folha. O Budget Controller ignora os dados introduzidos nos meses anteriores à data de início da previsão. Estes valores podem ser deixados para referência futura ou apagados, caso não sejam necessários.
A menos que tenha instruções em contrário, introduza valores positivos. O Budget Controller organizará os valores em termos negativos ou positivos, dependendo da lógica de descrição da conta em questão. Valores negativos podem ser introduzidos, para inverter um movimento específico. Por exemplo, terá que ser emitida uma nota de crédito de vendas avultada, o que reduzirá o valor mensal de vendas de um produto específico para um valor abaixo de zero.
5. Verificação de Resultados
Proceda novamente ao cálculo e verifique os resultados.
6. Guardar os Resultados
Você utiliza o menu do Excel para gravar o seu trabalho como qualquer outro ficheiro de Excel. Pode Guardar Como, para alterar o nome do ficheiro para algo mais apropriado do que Budget Controller. Não existem quaisquer restrições quanto ao número de cópias que poderá fazer do seu Budget Controller, dado que a licença deste programa está registada por número de utilizadores e não por número de cópias.
7. Impressão de Resultados
Utilize os botões +/- para seleccionar o nível de detalhe necessário antes de proceder à impressão. Para relatórios com valores trimestrais totais seleccione 1 (Anual), 4 (Trimestral) ou 12 (Mensal), para colocar os relatórios numa única página.
Todas as folhas de cálculo são desenhadas para imprimir um ano por página A4, ou vários anos, se os dados tiverem sido resumidos. Todavia, existem pequenas diferenças entre as impressoras relativamente ao tamanho máximo de área de impressão. Se os seus relatórios não couberem numa única página, vá ao menu de Excel Ficheiro/Estrutura de Página/Margens e tente reduzir a margem esquerda. Caso isto não resulte vá ao menu Ficheiro/Estrutura de Página/Página e tente ajustar o tamanho até os dados caberem numa página.
Notas à Folha de Cálculo
1. Vendas e Custos
Introduza a sua previsão nas folhas adequadas para as vendas e custos operacionais. Os custos dividem-se por Função, Comportamento e Tipo (ver a parte anterior).
2. Outros Pressupostos
Os outros pressupostos que terá de considerar são os seguintes:
Plano de Produção
For manufacturing companies the Production Schedule provides a simple but powerful tool to forecast purchasing requirements and stocks using production lead-times.
Os tempos baseiam-se no tempo total que demora a venda de um produto, desde o momento em que as matérias-primas são recebidas, passando pela produção, até ao momento em que o produto sai de existências para ser vendido. Inclui as existências de matérias-primas, os trabalhos em curso e as existências de produtos acabados.
Caso a produção ocorra no mesmo mês em que o produto é vendido, introduza zero no tempo. Caso a produção demore um mês, introduza um, caso demore dois meses, introduza dois, etc. O Budget Controller utilizará o plano para calcular o número de meses de antecipação relativamente às vendas previstas que será necessário para os recursos da produção. Por exemplo, se introduziu 3 em Abril, o Budget Controller receberá ou reservará recursos em Janeiro (Abril = 0, Março = -1, Fevereiro = -2, Janeiro = -3).
Se os tempos implicarem que a data de início da produção seja deslocada para antes da previsão, o Budget Controller ignorará esta produção, considerando que se trata de trabalhos em curso ou já em existências e, deste modo, que já se encontram contabilizados nas existências dos saldos iniciais.
As empresas de serviços podem introduzir zero para anular as existências. Por outro lado, caso a sua empresa contabilize os trabalhos em curso, poderá usar os tempos para trabalhos que demorem mais de um mês a ser concluídos.
Atenção!
Caso esteja a efectuar previsões para uma nova empresa sem existências iniciais, deverá ter cuidado ao introduzir os tempos nos primeiros meses para evitar vender produtos que tenham sido teoricamente produzidos antes da a empresa ter iniciado a actividade!
Do mesmo modo, as existências serão reduzidas até zero nos últimos meses das previsões dado que não existem vendas após o limite de seis anos do Budget Controller. Caso necessite de efectuar previsões para seis anos ou mais, poderá fazê-lo dividindo a previsão em duas ou mais previsões de cinco anos. Basta que introduza como saldos iniciais do ficheiro com os 5 anos seguintes (6 a 10) os saldos finais do ficheiro com os primeiros 5 anos. Em alternativa, caso apenas necessite de seis anos completos, pode usar Existências e Trabalhos em Curso. O campo de Outros Aumentos permite aumentar manualmente o valor das existências.
Os saldos negativos de existências são assinalados a vermelho é são frequentemente um sintoma dos problemas indicados anteriormente.
Existências e Trabalhos em Curso
O total de existências, incluindo os trabalhos em curso tem origem no Plano de Produção anterior.
Cobrança & Pagamentos
A forma como cobrar as suas contas a receber e pagar as compras terá um impacto crucial no fluxo de tesouraria. O Plano de Cobrança e Pagamentos é uma poderosa ferramenta que o ajuda na previsão do fluxo de tesouraria. É também altamente flexível, desde o cenário mais simples, ou seja, receber tudo à cobrança, até ao cenário mais complexo com um conjunto até seis de prazos de pagamento definidos pelo utilizador.
Investimentos em Imobilizações
Introduza a sua previsão para a aquisição, pagamento e depreciação das imobilizações corpóreas e incorpóreas.
Financeiro
Os pressupostos financeiros permitem que efectue previsões de alterações nos capitais próprios, nos empréstimos e nos investimentos necessários para financiar a sua actividade. O Budget Controller permite calcular automaticamente os empréstimos que será necessário contrair e as estratégias de investimento com base em limites a definir pelo utilizador. Em alternativa, pode introduzir os seus próprios pressupostos manualmente.
Impostos
As regras de pagamento dos impostos variam consoante o país. Alguns sistemas tributários exigem pagamentos por conta em determinados meses do ano com base nos resultados do último ano, sendo os ajustamentos efectuados quando é calculada a liquidação do imposto no fim do ano fiscal. O Budget Controller permite-lhe efectuar a previsão dos pagamentos e reembolsos de impostos, bem como de pagamentos por conta na folha de cálculo de Impostos.
Provisões
Pode incluir provisões nas suas previsões que afectem a sua Demonstração de Resultados, mas não o Fluxo de Tesouraria. As provisões classificam-se como Operacionais, Não-Operacionais ou Extraordinárias. Em cada classificação, pode definir os seus próprios tipos de provisão: de Reestruturação, Ambiental, para Reclamações e Litígios, etc.
3. Relatórios
Visualize ou imprima os resultados da sua previsão.
4. Utilitários
Existem várias ferramentas para o apoiar na criação das suas previsões e para a manutenção da integridade entre os saldos iniciais das suas contas reais e o início da previsão.
Dicas e Truques
Copiar / Colar
Utilize as funções de Copiar e Colar para introduzir dados mais rapidamente.
Atenção! Quando colar os dados, utilize sempre as funções Colar Especial/Valores ou Fórmulas de modo a evitar copiar as margens e formatação de uma célula para outra. Se se esquecer, utilize o ícone Desfazer das funções de Excel. Recomendamos que adicione o ícone de Colar Valores ao Barras de Ferramentas. Para adicionar o ícone em questão, proceda da seguinte forma:
Seleccionar Ver/Barras de Ferramentas/… Personalizar dos menus de Excel.
Seleccionar Editar da lista de Categorias na janela de Personalização.
Percorra a lista de ícones verticalmente no sentido descendente para a Colar Valores.
Com o rato segure e arraste o ícone relevante para a sua barra de ferramentas para junto do ícone de Cópia.
Para remover o ícone, arraste-o de volta para a janela de Personalização.
Nota: O ícone de Colar (Paste) encontra-se desactivado ao utilizar o Budget Controller, de modo a reduzir o risco de copiar acidentalmente os formatos das células. No entanto, a tecla Enter irá colar os formatos pelo que se chama a atenção para evitar o seu uso inadvertido.
Adicione as suas próprias fórmulas
Utilize na sua plenitude o poder e flexibilidade do Excel para fazer cálculos em campos de informação. Considere o seguinte exemplo:
Algumas empresas contabilizem valores líquidos de vendas, por exemplo, vendas - custos de distribuição. Na Folha de cálculo de vendas você poderia ter uma destas categorias para custos e ligá-la ao valor total de vendas como uma percentagem negativa.
Neste exemplo o custo de distribuição é de 25% do valor total de vendas. A percentagem negativa transforma as vendas em custos para que o valor seja subtraído ao total de vendas para dar origem ao Valor Líquido de Vendas. Na célula L5 introduza a equação =SUM (C5:k5)*-0,25 e copie a mesma para as célula L6 - L16. Isto cria uma ligação dinâmica entre vendas e distribuição de custos. De cada vez que alterar os valores relativos às vendas, os custos de distribuição serão alterados de forma correspondente.
Consolidação de livros de cálculo
O Excel permite-lhe ligar várias folhas de cálculo de diferentes livros de cálculo. Por exemplo, digamos utilizando o Sales Controller da Markitquest para a realização de previsões de vendas, você poderia ligar este à folha de cálculo de Vendas para que o Budget Controller seja automaticamente actualizado.
A forma mais simples de ligar células em livros de cálculo diferentes é abrir ambos os livros, depois introduzir o sinal + na célula em que quer consolidar os dados, clique na célula do outro livro de cálculo para adicionar a ligação, introduza o sinal + para adicionar uma segunda célula e por aí fora. Ver "Criar uma ligação entre células em livros de cálculo diferentes" na Ajuda do Microsoft Excel (F1) para mais informação sobre como ligar células.
É possível utilizar este método para consolidar várias versões do Budget Controller. Cada ficheiro poderia representar uma empresa ou região diferente, por exemplo, o que por sua vez poderia servir para a actualização automática da previsão do Grupo
Caso não deseje dispor de uma ligação dinâmica entre os diferentes livros de cálculo, poderá também utilizar o Copiar/Colar Especial/Adicionar para fazer a consolidação a partir de várias fontes.
Exportação de Dados para o Access
Para exportar dados para o Microsoft Access ou para outra aplicação de base de dados como, por exemplo, o programa de contabilidade da empresa, é necessário organizar os dados num formato de tabela como é o caso da Base de Dados de Compras.
O Utilitário de Base de Dados do Budget Controller já contém vendas e custos em tabelas de modo a ajudá-lo neste procedimento. Pode efectuar o respectivo download gratuito a partir do seguinte endereço:
Caso pretenda exportar dados para o Microsoft Access deverá proceder da seguinte forma:
· Efectue o download do utilitário de base de dados para uma pasta adequada no seu computador.
· É possível que apareça um aviso convencional sobre os perigos dos vírus. Clique em continuar, dado que todo o software da Markitquest foi pesquisado contra vírus.
· Para extrair o ficheiro (unzip) faça clique com o botão direito do rato na pasta e seleccione a opção Extrair todos...
· Copie o utilitário para a mesma pasta que o Budget Controller.
· Abra o utilitário e introduza o novo nome de ficheiro do Budget Controller, caso o tenha alterado.
· Recalcule e verifique se as bases de dados estão em consonância com a sua previsão.
· Anote os nomes dos campos na base de dados que pretende exportar.
· No Microsoft Access, crie uma tabela com os mesmos campos que a base de dados do Budget Controller.
· Seleccione os dados no Budget Controller e clique em Copiar (Copy).
· Na tabela do Access, escolha Editar/Colar/Acrescentar (Edit/Paste/Append).
Tabelas Dinâmicas & Gráficos Dinâmicos
Possivelmente uma das características mais úteis e poderosas do Excel são as Tabelas e Gráficos Dinâmicos. Estes permitem a análise dos seus dados seja qual for a forma que melhor se adequa às suas necessidades de acordo com a tarefa que tiver em mãos. Estes são flexíveis, interactivos e criam-se rapidamente.
Para obter todas as vantagens dos Relatórios de Tabelas e de Gráficos Dinâmicos, é necessário que os seus dados tenham o formato de tabela. A Base de Dados de Compras ou o Utilitário de Base de Dados do Budget Controller (Budget Controller Database Utility) pode ser usado para este efeito. Em alternativa, pode criar a sua própria folha de cálculo ligada ao Budget Controller para este efeito.
O Utilitário de Base de Dados do Budget Controller contém dois exemplos de Relatórios de Tabelas e Gráficos que poderá usar ou alterar, em função das suas necessidades. O ficheiro não se encontra protegido, pelo que deverá trabalhar com uma cópia para o caso de danificar acidentalmente o original.
Para mais informações sobre os Relatórios de Tabelas e de Gráficos deverá consultar a Ajuda do Microsoft Excel (tecla F1).
Calculadora
Pode usar a Barra de Estado no fundo do seu ecrã como uma calculadora. Utilize o rato para seleccionar o sector dos dados que deseja adicionar e o total surgirá no lado direito da Barra de Estado. Para adicionar várias células desligadas, por exemplo o valor de lucro líquido referente ao 1º e 2º trimestres, mantenha a tecla de Ctrl pressionada e faça clique sobre as células que deseja adicionar.
Previsões anuais
Caso não necessite de previsões periódicas, simplesmente divida os valores anuais por 12 e copie estes mesmos valores ao longo de todo o ano. Utilize os botões de ocultar para resumir a data a previsões anuais.
Previsões Semanais
Algumas empresas emitem previsões semanais. Os meses em cada trimestre são baseados em 5 + 4 + 4 ou 4 + 4 + 5 semanas, ou seja, cada trimestre terá 13 semanas (4 x 13 = 52 semanas). O Budget Controller dispõe de 10 campos de rendimento ou custos por mês. Estas podem ser classificadas da forma que desejar. Por exemplo, você poderia utilizar as colunas 1 a 5 para a previsão semanal do produto A e as colunas 5 a 10 para as previsões semanais do produto B. Caso necessite de uma previsão de mais de 2 produtos semanalmente, é possível ligar vários livros de cálculo, conforme foi explicado anteriormente. Cada classificação de rendimento/custo surge nas bases de dados do Budget Controller, para que possa ser facilmente encontrada e acompanhada.
Para mais informações
Para mais informações, consulte as Perguntas Mais Frequentes FAQs (Frequently Asked Questions) ou contacte directamente a Markitquest. Teremos muito gosto em organizar formação na sua empresa ou serviços de consultadoria adaptados às suas necessidades específicas.