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Budget Controller Web: Guia de Utilizador

Por favor leia este Manual de Utilizador antes de iniciar a utilização do Budget Controller.

Esperamos que este venha a demonstrar-se uma ferramenta útil na criação e manutenção dos seus orçamentos e planos de negócios. Agradecemos ainda qualquer informação ou comentários que queira transmitir-nos em relação a este produto e tudo faremos, dentro das nossas possibilidades, para incluir as suas sugestões em versões futuras.

Introdução

Este Guia irá orientá-lo nos passos necessários para criar um modelo financeiro interactivo para a sua organização. Uma vez criado esse modelo, recomendamos que o actualize regularmente com dados reais. Tal permitirá que efectue rapidamente orçamentos com períodos móveis, simulações e análise de sensibilidade para apoio na exploração de estratégias e cenários alternativos e para compreender o respectivo impacto na sua actividade.

Trabalhe a partir de uma cópia

Recomendamos vivamente que trabalhe a partir de uma cópia do Budget Controller. Isto permitir-lhe-á que no caso, improvável, de um ficheiro ficar corrompido ou danificado, você disporá sempre de uma cópia de suporte. Caso tenha adquirido a versão em CD, mantenha este como salvaguarda. Este CD está protegido contra gravação de informação, pelo que quando o copiar para o seu disco rígido, deverá remover a propriedade de só de leitura. A partir do Menu do Ficheiro/Abrir, faça um clique com o botão do lado direito do seu rato sobre o ficheiro que copiou para o seu disco rígido. Seleccione Propriedades e faça um clique para remover a marca de visto da função de Atributos: no campo de Só de leitura.

Formatos de ficheiro

O Budget Controller Web suporta dois formatos de ficheiro:

Formato Excel

O ficheiro em formato Excel é semelhante ao Budget Controller Lite, mas só permite criar previsões para um ano. Existem algumas diferenças a nível de concepção e formatação para permitir a conversão para o formato HTML, com vista à publicação no site Intranet da sua empresa.

Depois de ter concluído a sua previsão, poderá guardá-la num livro Excel standard e, posteriormente, convertê-lo no formato para Internet, do seguinte modo:

• No menu Ficheiro do Excel, seleccione Guardar como página Web

• Na janela de opções de Guardar como, seleccione Livro inteiro e Adicionar interactividade, se desejar que os utilizadores possam mudar a previsão on-line. Na caixa Nome do ficheiro, introduza um nome para o novo ficheiro e seleccione Guardar.

• Agora pode adicionar o ficheiro HTML à sua Intranet. Os utilizadores podem utilizar o ficheiro para efectuar alterações e análises hipotéticas respeitantes à previsão, podendo ainda visualizar e imprimir os seus resultados. Contudo, os dados subjacentes encontram-se protegidos e permanecem inalteráveis.

Se pretender autorizar os utilizadores a guardarem o seu trabalho como um livro Excel normal, a partir da Internet, deverá adicionar a barra de ferramentas que contém a opção Exportar para o Microsoft Excel antes de publicar o ficheiro na sua Intranet. A barra de ferramentas é activada no separador Protecção da janela de diálogo Propriedades do controlo ActiveX. Para activar a barra de ferramentas, seleccione a caixa de diálogo Comandos e Opções na secção Livro.

Para obter mais informações, consulte a Ajuda do Microsoft Excel: Colocar dados do Microsoft Excel na Web.

Formato para Internet

O ficheiro HTML é uma cópia do ficheiro Excel que contém dados exemplificativos já convertidos para publicação na Internet. Utilize este ficheiro, como exemplo, na sua Intranet. Os utilizadores podem eliminar os dados exemplificativos e colocar as suas próprias previsões.

Como iniciar o Budget Controller

Para iniciar o Budget Controller, clique duas vezes no ficheiro Excel do Budget Controller.

Convenções de Design

As seguintes convenções foram utilizadas em todo o Budget Controller:

• As células brancas indicam áreas de introdução de dados pelos utilizadores. Todas as outras células estão protegidas e não podem ser alteradas.

• Números demasiado longos para caberem na cálula surgem como #######. Faça pairar o cursor do seu rato sobre a célula para o número aparecer por completo no ecrã.

• Triângulos vermelhos indicam ajudas e dicas nas folhas de cálculo. Faça pairar o cursor sobre os triângulos, o que abrirá caixas de informação. Alternativamente utilize a opção de Excel  Ver Comentários.

Estrutura do Orçamento

Foram envidados todos os esforços no sentido de tornar o Budget Controller tão flexível quanto possível. Tratando-se de uma ferramenta de modelação financeira de topo de gama, o plano de contas pormenorizado que se encontra em aplicações de bases de dados de orçamentação foi substituído por uma estrutura mais simples e mais genérica que deverá ser aplicável à maioria das organizações.

Vendas

Podem ser introduzidas um lista de receitas em cada cópia do Budget Controller. Caso necessite de mais, poderá ligar várias cópias do Budget Controller de modo a consolidar as vendas de diferentes empresas, divisões, regiões ou departamentos (consulte mais adiante a secção de Sugestões e Truques).

Custos

Pode classificar os custos de várias formas:

Comportamento dos Custos

A forma como os custos se comportam relativamente à actividade de vendas e à evolução no tempo permite que sejam classificados como fixos ou variáveis. Trata-se de uma classificação relativamente arbitrária e depende bastante da natureza da sua actividade e do intervalo de tempo em questão.

• Custos variáveis

Os custos variáveis variam com as vendas. Os custos são expressos como uma percentagem das vendas, pelo que os montantes irão variar proporcionalmente. Uma vez introduzidos, quaisquer alterações efectuadas nas vendas serão automaticamente repercutidas em alterações nos custos variáveis. Os custos variáveis apenas necessitarão de ser alterados caso existam mudanças na sua estrutura de custos: por exemplo, alterações nas técnicas de produção ou no preço das matérias-primas.

• Custos fixos

Os custos fixos não variam com as vendas. Os custos administrativos são geralmente considerados fixos, quando são analisados mês a mês, embora ao longo de um ciclo económico exista inevitavelmente uma componente variável, dado que a actividade regista expansões ou contracções em função da situação do mercado e da economia.

Utilização Funcional

Habitualmente, para classificar os custos, é tida em conta a origem e a forma como são consumidos na actividade.

• Custos de produção

Trata-se do custo de produzir os bens e serviços. Também é designado como Custo das Vendas.

• Vendas e Marketing

Trata-se dos custos envolvidos na promoção do uso e aquisição dos bens e serviços. Também incluem frequentemente os custos de distribuição (mas há excepções).

• Custos Gerais e Administrativos

Habitualmente, trata-se dos custos associados às funções de apoio, tais como a contabilidade, a gestão de recursos humanos e a gestão geral.

• Investigação e Desenvolvimento (I&D)

São os custos da invenção de melhores bens e serviços para disponibilizar aos clientes.

• Outros Custos

Utilize a rubrica de Outros Custos para acrescentar a sua própria classificação funcional.

Significado Operacional

O significado operacional de um custo é utilizado para ordenar por ordem de importância, sendo utilizado para definir diferentes níveis de rentabilidade.

• Operacionais

Custos associados ao decurso normal da actividade fulcral da empresa.

• Não Operacionais

Custos não directamente associados à actividade fulcral da organização, mas para os quais se considera existir uma ocorrência frequente.

• Extraordinários

Custos relacionados com acontecimentos raros ou únicos ou com ajustamentos.

Tipo de Custos

Para a análise estatística, é habitualmente útil classificar os custos pelas suas características físicas:

• Materiais

• Mão-de-Obra

• Despesas

Calendário de Custos

Os custos são frequentemente contabilizados antes de terem ocorrido. Assumem a forma de provisões para acontecimentos futuros conhecidos ou previstos que tenham um impacto material provável na empresa. É importante separar estas provisões de outros custos, não apenas para calcular os fluxos de tesouraria, mas também para proporcionar uma avaliação dos riscos e da fiabilidade da previsão.

Classificação dos Custos

Pode utilizar qualquer combinação dos vários tipos de custos atrás referidos. Alguns tipos de custos poderão não ser apropriados para a sua actividade e poderão ser ignorados, mas deverá assegurar-se de que eliminou os dados nas folhas de cálculo de exemplo que são fornecidas com o Budget Controller. A tabela seguinte apresenta um resumo das possíveis combinações disponíveis:

 

Função	Comportamento	Significado	Tipo	Momento
Produção	Variável Fixo	Operacional	Materiais Mão-de-Obra Despesas	Actual
Vendas e Marketing	Variável Fixo	Operacional	Materiais Mão-de-Obra Despesas	Actual
Gerais e Administrativos	Variável Fixo	Operacional	Materiais Mão-de-Obra Despesas	Actual
I&D	Variável Fixo	Operacional	Materiais Mão-de-Obra Despesas	Actual
Outros custos	Variável Fixo	Operacional	Materiais Mão-de-Obra Despesas	Actual
Outras despesas	Não aplicável	Operacional Não Operacional Extraordinário	Não aplicável	Actual Provisão

Construindo as suas previsões

1. Introdução de datas de início

Seleccione o mês de início do seu exercício e a data de início das suas previsões actuais.

2. Introdução de Saldos de Abertura

Utilize os saldos de fecho do mês imediatamente anterior ao do início das previsões.

3. Introdução de Novas Previsões

Volte ao Menu Principal e passe por cada uma das folhas introduzindo as novas estimativas à medida que passa de folha para folha. O Budget Controller ignora os dados introduzidos nos meses anteriores à data de início da previsão. Estes valores podem ser deixados para referência futura ou apagados, caso não sejam necessários.

A menos que tenha instruções em contrário, introduza valores positivos. O Budget Controller organizará os valores em termos negativos ou positivos, dependendo da lógica de descrição da conta em questão.

4. Verifique e guarde os seus resultados

Você utiliza o menu do Excel para gravar o seu trabalho como qualquer outro ficheiro de Excel. Pode Guardar Como, para alterar o nome do ficheiro para algo mais apropriado do que Budget Controller. Não existem quaisquer restrições quanto ao número de cópias que poderá fazer do seu Budget Controller, dado que a licença deste programa está registada por número de utilizadores e não por número de cópias.

5. Impressão de Resultados

Todas as folhas de cálculo são desenhadas para imprimir um ano por página A4, ou vários anos, se os dados tiverem sido resumidos. Todavia, existem pequenas diferenças entre as impressoras relativamente ao tamanho máximo de área de impressão. Se os seus relatórios não couberem numa única página, vá ao menu de Excel Ficheiro/Estrutura de Página/Margens e tente reduzir a margem esquerda. Caso isto não resulte vá ao menu Ficheiro/Estrutura de Página/Página e tente ajustar o tamanho até os dados caberem numa página.

Dicas e Truques

Copiar / Colar

Utilize as funções de Copiar e Colar para introduzir dados mais rapidamente.

Atenção! Quando colar os dados, utilize sempre as funções Colar Especial/Valores ou Fórmulas de modo a evitar copiar as margens e formatação de uma célula para outra. Se se esquecer, utilize o ícone Desfazer das funções de Excel. Recomendamos que adicione o ícone de Colar Valores ao Barras de Ferramentas. Para adicionar o ícone em questão, proceda da seguinte forma:

• Seleccionar Ver/Barras de Ferramentas/… Personalizar dos menus de Excel.

• Seleccionar Editar da lista de Categorias na janela de Personalização.

• Percorra a lista de ícones verticalmente no sentido descendente para a Colar Valores.

• Com o rato segure e arraste o ícone relevante para a sua barra de ferramentas para junto do ícone de Cópia.

Para remover o ícone, arraste-o de volta para a janela de Personalização.

Adicione as suas próprias fórmulas

Utilize na sua plenitude o poder e flexibilidade do Excel para fazer cálculos em campos de informação ou estabeleça uma ligação com outras folhas de cálculo (ver abaixo).

Consolidação de livros de cálculo

O Excel permite-lhe ligar várias folhas de cálculo de diferentes livros de cálculo. Por exemplo, digamos utilizando o Sales Controller da Markitquest para a realização de previsões de vendas, você poderia ligar este à folha de cálculo de Vendas para que o Budget Controller seja automaticamente actualizado.

A forma mais simples de ligar células em livros de cálculo diferentes é abrir ambos os livros, depois introduzir o sinal + na célula em que quer consolidar os dados, clique na célula do outro livro de cálculo para adicionar a ligação, introduza o sinal + para adicionar uma segunda célula e por aí fora. Ver "Criar uma ligação entre células em livros de cálculo diferentes" na Ajuda do Microsoft Excel (F1) para mais informação sobre como ligar células.

É possível utilizar este método para consolidar várias versões do Budget Controller. Cada ficheiro poderia representar uma empresa ou região diferente, por exemplo, o que por sua vez poderia servir para a actualização automática da previsão do Grupo

Caso não deseje dispor de uma ligação dinâmica entre os diferentes livros de cálculo, poderá também utilizar o Copiar/Colar Especial/Adicionar para fazer a consolidação a partir de várias fontes.

Calculadora

Pode usar a Barra de Estado no fundo do seu ecrã como uma calculadora. Utilize o rato para seleccionar o sector dos dados que deseja adicionar e o total surgirá no lado direito da Barra de Estado. Para adicionar várias células desligadas, por exemplo o valor de lucro líquido referente ao 1º e 2º trimestres, mantenha a tecla de Ctrl pressionada e faça clique sobre as células que deseja adicionar.

Para mais informações

Para mais informações, consulte as Perguntas Mais Frequentes FAQs (Frequently Asked Questions) ou contacte directamente a Markitquest. Teremos muito gosto em organizar formação na sua empresa ou serviços de consultadoria adaptados às suas necessidades específicas.