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Credit Controller: Guia de Utilizador

Estamos muitos gratos que tenha decidido adquirir o Credit Controller. Esperamos que este venha a demonstrar-se uma ferramenta útil para a política de crédito da sua empresa. Agradecemos quaisquer informações ou comentários que queira transmitir-nos em relação a este produto e tudo faremos, dentro das nossas possibilidades, para incluir as suas sugestões em versões futuras.

Introdução

Cada empresa dispõe da sua própria política de crédito. Os prazos e condições de venda variam de país para país, bem como entre diferentes indústrias e empresas. O Credit Controller foi desenhado de modo a igualar as suas políticas de crédito e a forma como a pessoa responsável  pelas decisões de crédito na sua empresa tomaria as decisões de alocação de limites e condições de crédito para os seus clientes.

O Credit Controller automatiza o processo de decisão, para que no caso de o limite pretendido pelo cliente ou vendedor ser menor do que aquele recomendado pelo Credit Controller, qualquer membro menos qualificado da sua equipa possa autorizar o processo sem necessidade de ter que participar os mesmo às altas hierarquias de gestão antes de proceder. Reportando apenas sobre pedidos rejeitados pelo Credit Controller, o precioso tempo da equipa de gestão pode ser utilizado de forma mais eficaz.

Para que isto seja possível o Credit Controller precisa de ser adaptado ou afinado de modo a pensar da mesma forma que os controladores de crédito da sua empresa, para decisões sistemáticas e consistentes sempre que necessário, tal como o faz o/a seu/sua controlador/a de créditos actualmente.

Trabalhe a partir de uma cópia

Recomendamos que trabalhe a partir de uma cópia do Credit Controller. Isto permitir que no caso, improvável, de um ficheiro ficar corrompido ou danificado, exista sempre  uma cópia de suporte disponível.

Caso tenha adquirido a versão em CD, mantenha este como salvaguarda. O CD está protegido contra gravação de informação, pelo que quando o copiar para o seu disco rígido, deverá remover a propriedade Só de leitura. A partir do Menu do Ficheiro/Abrir, faça um clique com o botão do lado direito do seu rato sobre o ficheiro que copiou para o seu disco rígido. Seleccione Propriedades e faça um clique para remover a marca de visto no campo Atributos: Só de Leitura.

Se a sua versão foi enviada por e-mail, bastará guardar o ficheiro com outro nome, por exemplo O Meu Credit Controller ou Backup de Credit Controller. Utilize a opção Guardar Como do menu Ficheiro de Excel. Não existem quaisquer restrições quanto ao número de cópias que poderá fazer do seu Credit Controller, dado que a licença deste programa está registada por número de utilizadores e não por número de cópias.

Como iniciar o Credit Controller

Antes de executar o Credit Controller, verifique se a segurança das macros se encontra configurada como Média. A partir do menu Excel, seleccione Ferramentas. Escolha a opção Macro e a subopção Segurança. Irá aparecer uma janela intitulada “Segurança”. Deverá escolher a opção Média ou Baixa. Apenas deverá seleccionar a opção Baixa caso tenha instalado um software antivírus ou se confiar em todos os seus fornecedores de software.

Para iniciar o Credit Controller, clique duas vezes no ficheiro Excel do Credit Controller. Aparecerá um aviso a indicar que o ficheiro contém macros e que as macros poderão conter vírus. Seleccione Activar Macros para prosseguir. Para mudar o idioma, basta escolher português no campo "Selected Language".

Nota: A Markitquest toma todas as precauções contra a transmissão de vírus informáticos. Todos os nossos sistemas contêm um software antivírus, que vigia todas as mensagens de correio electrónico que entram e saem. O nosso software antivírus é actualizado permanentemente de modo a assegurar a protecção contra novos vírus que vão assumindo formas em constante mudança.

Convenções de Design

Normalmente, as células brancas indicam áreas de introdução de dados, enquanto todas as outras células estão protegidas e não podem ser alteradas. A única excepção a esta regra pode ser encontrada na folha Informação Sobre Cliente, onde alguma informação poderá estar assinalada a cinzento. Isto pode indicar um erro de introdução de dados, pois o Credit Controller pode ter detectado uma diferença significativa entre os valores introduzidos. Esta marcação tem uma função meramente informativa e pode ser ignorada. Esta função pode ser desligada ou ajustada na folha Afinação (ver abaixo).

Foi adicionado texto de ajuda como comentários para as células, indicados por um triângulo vermelho no canto superior direito de um campo. Se fizer pairar o cursor sobre os triângulos, abrirá caixas de informação. Opcionalmente, pode alternar entre abrir e fechar a ajuda, seleccionando Comentários da opção de Excel/Ver/Comentários no menu de Excel. Em comentários que contêm fórmulas, o símbolo ^ significa "o poder de", por exemplo: 10 ^ 2 = 10².

Como Funciona

Durante os anos 60, Edward I. Altman, um economista financeiro na New York University's Graduate Schools of Business, propôs-se encontrar um método de prever a possibilidade de insucesso e iminente falência de um negócio. Ele criou o Modelo de Pontuação Z, que ainda hoje é utilizado para fazer previsões de potenciais desastres financeiros para empresas.

Altman juntou seis elementos financeiros em quatro rácios, cuja importância foi ponderado. O Credit Controller assume 27 elementos financeiros, tanto objectivos, como subjectivos, a partir dos últimos três anos de informação disponível, avaliando-os com base no valor corrente, na média ao longo de três anos e na tendência. Ainda para mais, permite-lhe avaliá-los de acordo com a sua política de crédito e com a sua experiência.

A informação provém das suas fontes actuais: agências de crédito, bancos, fornecedores e o seu próprio historial contabilísticos no caso de clientes já existentes. Nesta época de pós Enron, torna-se cada vez mais evidente que nem todas as fontes de informação são igualmente fiáveis. Caso ainda não o tenha feito, a suas diligências deveriam agora incluir informação devidamente verificada a partir de várias fontes. O Controlador de Crédito reúne todas estas informações, verifica-as e apresenta-as num formato facilmente assimilável, realçando quaisquer problemas potenciais.

Modo de Afinação

Da primeira vez de aceder ao Credit Controller ser-lhe-á apresentado o Menu. Por pré-definição, este programa abre em Modo de Afinação. Ao longo da parte inferior, encontrará as tradicionais tabulações de folhas de Excel, com todas as folhas que constituem o Credit Controller.

A afinação do Credit Controller realiza-se em duas fases: afinação global na folha de Afinação e a afinação detalhada nas várias folhas que constituem os elementos de pontuação.

Afinação

Clique na folha de Afinação e verá uma série de elementos ajustáveis: Aqui poderá fazer as afinações de maior relevância a nível global.

·   Valor

Na coluna de Critérios, Unidades e Valores encontram-se os valores ponderados para cada elemento de pontuação. É o valor no qual a pontuação é baseada, depois de terem sido considerados os valores para a informação mais actualizada, média e de tendências, calculada a partir da informação introduzida na folha de Informação Sobre Cliente.  

·   Ponderação

Utilize este valor para aumentar ou diminuir a pontuação de cada um dos elementos para que estes se tornam mais ou menos importantes na pontuação global de crédito.

·   Sinalização

Estas não têm qualquer impacto na pontuação; apenas assinalam os valores quando estes atingem os limites estabelecidos. A sinalização Verifica assinala a possibilidade de erros na folha de Informação Sobre Clientes. Quanto menor a tolerância, mais sensível se torna a sinalização. Para desactivar esta função, introduza um valor exagerado, por exemplo, 9999%.

·   Tolerância de Tendências

Estas são semelhantes às Sinalizações, na medida em que não têm qualquer impacto na pontuação total. São utilizadas apenas para determinar se pequenas subidas ou descidas numa tendência é um desenvolvimento positivo ou negativo. Se este valor for estabelecido para zero, não haverá qualquer Sinalização de "alteração insignificante" (↔), apenas tendências crescentes ou decrescentes.

A restante informação da secção de Afinação fornece informação sobre os dados actuais nas outras folhas. A Pontuação Efectiva é baseada em parâmetros correntes de Credit Controller. Os valores de Pontuação Máxima e Mínima ser ajustados nas folhas para cada elemento individual de pontuação (ver Adaptação Detalhada abaixo).

Para conseguir uma visão geral das especificações actuais, verifique na folha de Mini Gráficos e faça Page Down até ao último gráfico na folha. A lista do gráfico contém todos os elementos de pontuação, valores e especificações de sinalização.

Afinação Detalhada

Cada elemento de classificação tem a sua própria folha para afinação detalhada. O princípio é o mesmo para cada elemento. No exemplo abaixo foi utilizado o folha Net Profit (Resultados Líquidos).

1.       Ponderação

Isto coloca a ênfase entre a informação actual, a tendência e a média ao longo de um período de três anos. À partida, atribuímos maior importância à tendência. Pode mudar a ponderação se este não é o ideal por o sua negócio.

2.   Pontuação

Introduz os valores de Resultados que considera importantes em termos de valor máximo e mínimo.
Depois, adiciona o pontuação máximo e mínimo para esses valores. Quanto maior for o intervalo, mais sensível tornar-se-á o Credit Controller na avaliação deste elemento.

3.       Distribuição de Pontuação

O próximo passo é escolher um método para distribuir o pontuação entre os valores de Resultado máximo e mínimo, enunciados no passo 2, acima referido.

Existem seis possibilidades de escolha. O gráfico Distribuição de Pontuação ilustra as curvas de distribuição de cada uma. A forma de cada uma das curvas também pode ser modificada, através da alteração das várias funções constantes e de crescimento para cada curva. A curva aqui seleccionada é indicada por uma linha tracejada no gráfico.

Conseguir a forma de distribuição das curvas é um processo de experimentação. Por pré-definição, colocámos a informação que consideramos ser a mais apropriada para a maior parte das indústrias, porém, convidamo-lo a fazer as suas próprias experiências com as curvas. Poderá até decidir manter a distribuição simplificada e optar por uma distribuição em linha recta de todos os elementos ou criar a sua própria distribuição com a opção do Distribuição Manual.

Quanto maior for o intervalo de pontuação de um elemento de classificação, mais impacto terá no limite de crédito que o Credit Controller vier a recomendar. A distribuição da classificação será mais relevante nos elementos que considerar importantes e terão um efeito reduzido nos elementos de menor importância. A nossa recomendação é que se concentre nos elementos que considera importantes, considerando que as experimentação com a distribuição de curvas, pode tornar-se numa tarefa morosa e delicada.

4.       Conversor de Pontuação

A caixa que fica debaixo do gráfico de Distribuição de Pontuação é uma simples calculadora de conversão. Não tem portanto qualquer efeito na pontuação. Para verificar a equivalência de Resultados Líquidos relativamente a uma pontuação específica, basta introduzir um valor de pontuação num dos campos e o seu valor correspondente é aplicado na moeda indicada pré-definida e num segundo valor monetário se assim for desejado (ver o Dicionário de Terminologia para definição de um valor monetário). Cinco valores de classificação foram pré-definidas para dar uma ideia de como a distribuição da classificação se relaciona com os Resultados Líquidos.

Os campos de Resultados no final do conversor definem a pontuação efectiva para este elemento de classificação e o seu valor monetário equivalente.

Os restantes elementos de classificação são afinados de forma semelhante ao exemplo acima sobre Resultados Líquidos, à excepção de Agências de Crédito, Entidades Bancárias e Fornecedores:

1.       Agências de Crédito

Pode introduzir informação relativa a um máximo de três agências. Insira os nomes das agências que utiliza na fila de cabeçalho para Pontuação. Depois introduza as suas respectivas conceitos comerciais. O Credit Controller organiza os conceitos em cinco categorias. Tente conjugar, tanto quanto possível, os conceitos das agências de acordo com esta organização. Introduza a pontuação que deseja que o Credit Controller atribua a cada uma dos conceitos na coluna de Pontuação. Se considerar que uma agência é mais ou menos fiável do que as restantes, poderá ponderar os seus valores para compensar a diferença na coluna de Ponderação no topo do ecrã.

2.       Entidades Bancárias

Este elemento de classificação funciona de forma similar ao elemento referente a Agências de Crédito acima indicado. Todavia, a informação obtida a partir de entidades bancárias é, regra geral, mais subjectiva, talvez obtido por um telefonema para saber a opinião destes sobre um determinado cliente. Portanto, os conceitos são padronizadas. A pessoa que preenche a folha de Informação Sobre Cliente deve decidir qual o conceito mais adequada.

A entidade bancária utilizada para cada pedido de crédito específico também é introduzida na folha de Informação Sobre Cliente, variando muito provavelmente de cliente para cliente. É por esta razão que recomendamos que não usa o campo de Ponderação a menos que pode unificar os bancos que usa para informação de crédito.

3.       Fornecedores

É uma boa idéia para adquirir a opinião de outras empresas que vendem a seu cliente, considerando a experiencia das cobranças e as condições comerciais que eles aplicam.

Entidades Bancárias e Fornecedores seguem os mesmos princípios e enfrentam problemas semelhantes no âmbito da organização padronizada. De facto, os fornecedores dos seus clientes, provavelmente, são mais variáveis do que as suas entidades bancárias.

Alterações às Condições de Crédito

Antes de ser possível começar a utilizar o Credit Controller, será necessário alterar os limites de crédito e condições de venda de acordo com a política de crédito da sua empresa. Esta operação é realizada na folha Credit Limits (Limites de Crédito).

1.       Tabela de Condições

Estão disponíveis até cinco condições de venda em dias de crédito e cinco tipos de pagamento que poderá combinar para recrear a sua política de crédito na Tabela de Referência (ver abaixo). Estas devem ser enumeradas por ordem, relativamente ao tipo de risco enfrentado pela sua empresa, por exemplo, comece com pagamentos a dinheiro (muito seguro) e termine com pagamento por cheque (alto risco). Do mesmo modo, quanto mais longos os períodos de crédito, maior o risco.

2.       Tabela de Referência

As condições estão ligadas numa tabela que deverá servir de base à sua política de crédito.

A primeira fila foi definida para capturar os valores inferiores àqueles que colocou em primeiro lugar. Nestes casos, o Credit Controller automaticamente sugere que a venda seja rejeitada.

O seu primeiro valor a ser introduzido deve traduzir o seu pior cenário. Inevitavelmente, a sua opção primordial deveria ser, nada menos, do que uma venda a dinheiro ou talvez uma garantia bancária. Na medida em que qualquer destas condições podem ser consideradas "seguras", poderá decidir que o valor a introduzir pode ser elevado. Realmente, não há nada de errado em receber €1,000,000 em dinheiro, ainda que o seu cliente aparente estar à beira da falência; a menos que, evidentemente, suspeite que esta foi falsificado, ou que existem quaisquer potenciais complicações legais.

Prossiga pela tabela, introduzindo todas as permutas e combinações para resultados crescentes e risco decrescente. Um risco decrescente, deverá também significar que as condições de venda se tornam cada vez mais atractivas.

É possível alterar o âmbito do pontuação para um que seja mais adequado à sua política de crédito, porém, convém recordar, que este deveria funcionar como uma ligação lógica entre o âmbito de pontuação na Tabela de Referência e os elementos de classificação. Se o seu pontuação for iniciado a um valor de  -1,000 e subir até +1,000 na Tabela de Referência, mas a soma de todos os elementos de classificação fornecer um valor mínimo possível de -10 e um máximo de 100, provavelmente os resultados não ficarão de acordo com a sua política actual de crédito.

Para tal, pode utilizar a folha de Afinação ou os Mini Gráficos (ver em baixo), para determinar os valores máximos e mínimos de pontuação.

O facto de o total mínimo do valor de pontuação poder ser -600 não significa que terá, obrigatoriamente, que iniciar a sua tabela de produtos dentre desse âmbito. É pouco provável que considere valores que não sejam em numerário, a partir de pontuações de zero ou menos que zero, como também nos parece improvável que um cliente atinja classificações mínimas para todos os elementos de classificação. Por pré-definição, introduzimos o valor 9 como o pontuação mais baixo, mas a sua empresa pode ser mais audaciosa, em termos de risco, do que nós na Markitquest e começar, por exemplo, com um valor de zero ou -10. Da mesma forma, a sua empresa pode ser mais prudente do nós e começar apenas com valore de 20 ou superiores.

Conceito Interna

A Conceito Interna foi criada para permitir uma avaliação rápida do risco geral dos seus clientes. Recomendamos que a utilize para classificar os clientes na sua base de dados, para que lhe seja possível produzir relatórios de avaliação de risco assinalando contas em atraso e com vícios, por tipo de risco e interesse potencial do cliente.

A classificação consiste de três códigos:

1.       Historial de Vendas

Isto indica a importância do cliente em termos de vendas passadas. Estes códigos são baseados nos valores de Sinalização "bom" e "fraco", constantes na folha de Afinação. Alterando estes valores, pode alterar a forma como o Credit Controller atribui os códigos A, B e C.

2.       Risco

Estes códigos têm por base o Pontuação Total de Crédito, podendo ser alterados na folha de Afinação, de forma semelhante aos códigos no Historial de Vendas.

3.       Experiência de Cobrança

Estes códigos têm por base o pontuação equivalente na folha de Collection (Cobrança) para as sinais de "bom" e "fraco". Alterando a Sinalização de Experiência de Cobrança na folha de Afinação, pode alterar a forma como o Credit Controller atribui os códigos de conceito 1, 2 e 3.

Dicionário de Terminologia

O Credit Controller foi criado como uma aplicação multilingue. Actualmente, está disponível em inglês e português, se bem que estejam na forja versões noutras línguas para publicação num futuro próximo. O Dicionário de Terminologia simplifica o processo de tradução e permite aos utilizadores traduzir a maior parte da aplicação sozinhos.

Basta utilizar a segunda coluna para traduzir os campos de legenda e cabeçalho e seleccionar a nova língua de trabalho a partir do Menu.

Pode usar o AutoFilter de Excel para localizar palavras mais rapidas.

Pode ainda alterar a segunda moeda utilizada com o Conversor de Pontuação nos elemento de classificação. A segunda moeda de trabalho, é pré-definida em milhões de Escudos Portugueses (MPte). Para alterar a moeda, seleccione MPte da listagem, adicione a nova moeda na coluna da segunda língua e introduza um factor de conversão, na coluna da Conversão.

Texto de Ajuda

Foram traduzidas notas explicativas na folha Help Text de forma semelhante ao Dicionário de Terminologia.

Segurança

Antes de utilizar o Credit Controller no Modo Operacional, deverá guardar uma versão devidamente afinado e colocá-la num local seguro. Esta versão não deve ser protegida com palavra-chave, como medida de precaução para o caso de se esquecer da mesma, porém não deveria estar disponível para distribuição e uso por parte de pessoal não autorizado.

Para colocar o Credit Controller em Modo Operacional, proceda da seguinte forma:

1.       A partir do Menu seleccione Operational Mode. Com esta operação serão ocultadas todas as folhas para afinação e os utilizadores verão apenas as folhas que necessitam.

2.       Proteja a aplicação com uma palavra-chave. A partir do Menu de Excel seleccione Ferramentas/Proteger/Proteger Livro de Cálculo. Será aberta a janela de Proteger Livro de Cálculo.

Verifica o campo de Estrutura é selecionado e entra sua palavra-chave. Ré-entra sua palavera-chave na janela de Confirme Palavra-chave.

3.       Utilize a função de Guardar Como da opção Ficheiro do menu de Excel para guardar o ficheiro para distribuição.

Para retirar a protecção do Credit Controller e proceder a quaisquer alterações, seleccione, a partir do Menu de Excel, Ferramentas/Proteger/Desproteger Livro de Cálculo. Depois desta operação ser-lhe-á pedida sua palavra-chave. A seguir, seleccione o Operational Mode a partir do Menu.

Modo Operacional

Agora basta proceder à recolha dos dados, a partir das suas fontes normais e ao seu registo na folha de Informação Sobre Clientes. As secções de Historial de Cliente e Limite de Crédito dispõem, em alguns campos, listas de opcões. Quando move o seu cursor para o referido campo surge uma seta do lado esquerdo da célula. Faça clique na seta para ver a lista, depois faça clique sobre a sua opção.

É possível verificar como o pontuação do crédito se altera à medida que progride. A Conceito Interna e o Pontuação Total de Crédito e as Condições de Venda sugeridas pelo Credit Controller são apresentadas na parte inferior do formulário.

Recomendamos que trabalhe com o Credit Controller paralelamente ao seu sistema actual, até ter a certeza que está correctamente afinado e que os limites sugeridos estão de acordo com a sua própria política de crédito. Pode decidir fazer a afinação para que possa dispor de uma margem segura entre os valores sugeridos e os valores que considera aceitáveis para que pedidos de crédito nas margens possam ser submetidos para aprovação de gerencia.

Se quiser um registo dos pedidos dos seus clientes, guarde cada ficheiro com um nome diferente, por exemplo: código de cliente e data do pedido. Crie um directório novo no seu computador para pedidos de crédito, para poder guardar um historial de pedidos para referência futura.

Copiar / Colar

Utilize as funções de Copiar e Colar para introduzir dados mais rapidamente.

Atenção! Quando colar os dados, utilize sempre as funções Colar Especial/Valores ou Fórmulas de modo a evitar copiar as margens e formatação de uma célula para outra. Se se esquecer, utilize o ícone Desfazer das funções de Excel. Recomendamos que adicione o ícone de Colar Valores ao Barras de Ferramentas. Para adicionar o ícone em questão, proceda da seguinte forma:

• Seleccionar Ver/Barras de Ferramentas/… Personalizar dos menus de Excel.

• Seleccionar Editar da lista de Categorias na janela de Personalização.

• Percorra a lista de ícones verticalmente no sentido descendente para a Colar Valores.

• Com o rato segure e arraste o ícone relevante para a sua barra de ferramentas para junto do ícone de Cópia.

Para remover o ícone, arraste-o de volta para a janela de Personalização.

Nota:  A tecla Enter irá colar os formatos pelo que se chama a atenção para evitar o seu uso inadvertido.

Apagar Dados

Seleccione os dados a apagar e utilize a tecla Del para remover o valor introduzido das suas previsões.

Atenção! Não utilize a opção Editar/Limpar do menu do Excel dado que poderia eliminar a formatação condicional que é utilizada para detectar erros.

Nota Final

Não se esqueça que o Credit Controller sugere as condições de venda. Se um cliente solicitar um limite de crédito mais elevado que o valor sugerido, os gestores ainda tem a difícil tarefa de decidir se devem ou não perder uma venda potencial ou arriscar ganhar uma dívida que poderá não ser saldada. O nosso objectivo, com respeito a desenvolvimento do Credit Controller, foi tornar o processo mais sistemático e transparente, permitindo aos gestores concentrar mais a sua atenção em pedidos de crédito mais complicados, conseguindo filtrá-los de todo o volume de pedidos que podem ser processados automaticamente.

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