doQuments: Guia de Utilizador
Leia esta guia antes de começar a utilizar o doQuments. O guia contém as informações fundamentais respeitantes ao seu funcionamento. Para obter mais informações, consulte a secção Help (Ajuda) do menu principal do doQuments.
Introdução
O doQuments é uma aplicação de gestão de documentos fácil de utilizar, combinando as funções de um sistema de gestão de documentos com uma base de dados simples. Graças ao doQuments poderá armazenar, agrupar, localizar e recuperar rapidamente os seus documentos. Poderá armazenar uma série de dados adicionais respeitantes à descrição de documentos, o que facilita a sua classificação e localização.
Os seus documentos são arquivados em registos e armazenados em bases de dados. Para os inexperientes em bases de dados, a analogia deste facto corresponderia às pastas (registos) guardadas nas gavetas de um armário de arquivo (bases de dados). Cada registo pode ser identificado ou classificado com campos como o nome, a data, a descrição, etc.
O doQuments permite-lhe organizar os seus documentos à medida das suas necessidades. Pode ter diversos documentos num só registo e todos os registos de que necessitar em cada base de dados. Pode criar diversas bases de dados para fins diferentes. Pode definir os seus próprios campos para classificar os registos que contêm os seus documentos e cada base de dados pode ter os seus campos específicos.
Uma das características mais poderosas do doQuments é a capacidade de combinar rapidamente documentos electrónicos e em papel nas suas próprias bases de dados personalizadas. O programa é uma ferramenta altamente flexível que o ajudará a organizar os seus documentos de um modo mais eficaz. O quadro abaixo fornece-lhe informações sobre quem pode ser ajudado pelo doQuments e como:
Organizações | Utilizações práticas |
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Guia do utilizador passo-a-passo
Criar uma nova BD (Base de dados) doQuments
A base de dados utilizada pelo doQuments para armazenar documentos e as respectivas descrições é conhecida como BD doQuments. Pode criar um número infinito de BD doQuments. Abaixo, encontram-se instruções pormenorizadas para a criação e configuração de uma BD doQuments.
No menu File (Ficheiro), clique na opção New DB... (Nova BD...) para iniciar o New doQuments DB Wizard (Assistente de nova BD doQuments).
Utilizar o New doQuments DB Wizard (Assistente de nova DB doQuments)
Existem dois tipos de BD doQuments que pode criar: baseada no MS Access ou baseada no MS SQL. Para criar uma BD doQuments baseada no MS Access, seleccione a opção MS Access based doQuments DB (BD doQuments baseada no MS Access) no assistente.
As BD doQuments baseadas no MS Access podem ser criadas com base num modelo de BD doQuments. Seleccione o modelo com o nome Standard (já seleccionado).
Clique no botão Next (Seguinte):
o doQuments sugerirá automaticamente um nome e localização para a nova BD doQuments. Mude o nome para TestDB e aceite a localização sugerida pelo doQuments.
Agora, clique no botão Finish (Concluir) para criar e abrir a nova BD doQuments.
Campos de informação
Antes de adicionar documentos à nova BD doQuments, deverá criar alguns campos de informação. Suponha que pretende arquivar nesta BD apenas as cartas que recebeu. Tal implicaria que os campos de informação a criar fossem...
Data de recepção, Nome do remetente, etc..
Todas as novas BD doQuments criadas possuem já um campo de informação Comments (Comentários). Se não necessitar deste campo de informação pode suprimi-lo.
Para criar um novo campo de informação na BD doQuments ou eliminar um campo já existente, clique na opção Data Field Manager... (Gestor de campos de informação...) no menu File (Ficheiro). Isto abrirá a janela Data Field Manager (Gestor de campos de informação).
Trabalhar com o Data Field Manager (Gestor de campos de informação)
Eliminar o campo de informação Comments (Comentários)
O campo Comments (Comentários) já estará seleccionado. Clique no botão Delete (Eliminar) para eliminar o campo Comments (Comentários).
Aparecerá a caixa de diálogo Confirm Delete (Confirmar eliminação). Clique no botão Yes (Sim) para confirmar a eliminação do campo Comments (Comentários).
Adicionar o campo de informação Data de recepção
Clique no botão Add (Adicionar) para iniciar o Data Field Wizard (Assistente de campos de informação).
Na caixa Field Name (Nome do campo), introduza Data de recepção
Seleccione Date (Data) a partir da lista pendente Type of Data (Tipo de informação)
Clique no botão Finish (Concluir) para adicionar o novo campo de informação e encerrar o Data Field Wizard (Assistente de campos de informação).
Adicionar o campo de informação Nome do remetente
Clique no botão Add (Adicionar) para iniciar o Data Field Wizard (Assistente de campos de informação)
Na caixa Field Name (Nome do campo), introduza o Nome do remetente
Seleccione Small Text (Texto curto) a partir da lista pendente Type of Data (Tipo de informação)
Clique no botão Finish (Concluir) para adicionar o novo campo de informação e encerrar o Data Field Wizard (Assistente de campos de informação).
Clique no botão Close (Fechar) para fechar a janela Data Field Manager (Gestor de campos de informação).
Os novos campos criados serão visualizados no Painel de dados da janela principal do doQuments.
Em resumo...
Criou uma nova BD doQuments baseada no MS Access chamada TestDB. Depois, recorrendo ao Data Field Manager (Gestor de campos de informação), eliminou o campo Comments (Comentários) e adicionou um campo de informação de tipo Data designado Data de recepção e um campo de informação de tipo Texto curto designado Nome do remetente.
Através deste modo, poderá criar outros campos de informação para melhor descrever/indexar os documentos que serão introduzidos na BD doQuments.
Depois de ter criado e configurado uma BD doQuments, pode começar a adicionar os documentos. Mas, antes disso, precisa de saber algumas informações......
A janela principal do doQuments
A janela principal do doQuments encontra-se dividida em três áreas principais.
A parte superior da janela contém o menu e as diversas barras de ferramentas. A restante superfície da janela está dividida verticalmente em duas áreas. A área do lado direito servirá para adicionar e alterar informações. Esta área é denominada Painel de informações. A área do lado esquerdo encontra-se dividida horizontalmente em duas áreas. A área inferior apresenta uma lista de documentos, sendo denominada Lista de documentos. A área superior exibe as informações ou a pré-visualização do documento seleccionado na lista de documentos. Esta área é denominada Painel de pré-visualização.
Digitalizar um documento
1. Coloque o documento no scanner (pressupondo que esteja a utilizar um scanner de mesa).
2. No menu Record (Registo), clique na opção New (Novo) para criar um novo registo.
3. Clique no botão Scan (Digitalizar) na barra de ferramentas Document (Documento). Isto abrirá a janela Scan (Digitalização)
4. O nome do scanner actualmente seleccionado é mostrado no topo do Painel de digitalização.
5. Para utilizar outro scanner, seleccione-o clicando no botão Change (Mudar). Será aberta a janela de diálogo TWAIN Select Source (Seleccionar fonte TWAIN).
6. Agora clique no botão Preview (Ver antes) para efectuar uma digitalização de pré-visualização do documento.
7. Depois de concluída, será exibida a imagem pré-visualizada. Clique no botão Select (Seleccionar) e seleccione com um rectângulo a parte da imagem pré-visualizada que pretende incluir na digitalização final.
8. Clique no botão Final Scan (Digitalização final).
9. Depois de concluída, será exibida a imagem digitalizada.
10. Nos campos de informação mostrados no painel de informações, introduza informações descritivas/de indexação respeitantes ao documento digitalizado.
E pronto! Acabou de digitalizar e adicionar o seu primeiro documento.
Agora já conhece as informações básicas para criar as suas próprias base de dados personalizadas e adicionar documentos. Se necessitar de assistência, teremos muito gosto em organizar formação on-site ou prestar serviços de consultoria adaptados às suas necessidades específicas.