Sales Controller Standard: Guia de Utilizador

Por favor leia este Manual de Utilizador antes de iniciar a utilização do Sales Controller.

Esperamos que este venha a demonstrar-se uma ferramenta útil na criação e manutenção dos seus previsões. Agradecemos ainda qualquer informação ou comentários que queira transmitir-nos em relação a este produto e tudo faremos, dentro das nossas possibilidades, para incluir as suas sugestões em versões futuras.

Introdução

O Sales Controller recorre a uma análise de séries temporais que fornece as bases para criar as suas previsões. Ao dispor dessas bases, necessitará de levar em conta outras questões que a referida análise não pode prever, tais como: novas tecnologias, mercados, produtos, concorrentes e mudanças a nível das estratégias de marketing ou do panorama económico ou político. A versão final deverá também incorporar os seus próprios conhecimentos e decisões, os objectivos e aspirações da sua empresa, bem como as ideias formuladas por colegas e peritos sobre o que pode reservar o futuro.

Como funciona?

Através da análise de séries temporais, o Sales Controller extrai tendências a partir dos dados de vendas anteriores e efectua a sua decomposição em três componentes principais:

Componente Tendência:

Independentemente de outras flutuações, existe, regra geral, uma tendência global de vendas. Ao longo de determinado período, as vendas podem aumentar, diminuir ou estagnar. Normalmente, as mudanças a nível dos índices de crescimento das vendas resultam das novas tecnologias, da dinâmica demográfica, das mudanças em termos de gostos, das mudanças nas estratégias de marketing da empresa ou da maior ou menor concorrência nos mercados.

Componente Cíclica:

Regra geral, as vendas são afectadas por oscilações na actividade económica em geral e pelo maior ou menor poder de compra dos consumidores. Estas flutuações seguem, normalmente, um padrão ondulatório, atingindo a crista em períodos de boom económico e a depressão em épocas de recessão.

Componente Sazonal:

Ao longo do ano, quer seja numa base horária, semanal, mensal ou trimestral, verifica-se, normalmente, um padrão distinto de vendas. Em regra, a Componente Sazonal é afectada por elementos como as condições meteorológicas, as férias, os hábitos locais e o comportamento dos consumidores em geral.

Após determinar as tendências passadas, o Sales Controller projecta-as no futuro. de modo a constituir a base da sua previsão.

Trabalhe a partir de uma cópia

Recomendamos vivamente que trabalhe a partir de uma cópia do Sales Controller. Isto permitir-lhe-á que no caso, improvável, de um ficheiro ficar corrompido ou danificado, você disporá sempre de uma cópia de suporte. Caso tenha adquirido a versão em CD, mantenha este como salvaguarda. Este CD está protegido contra gravação de informação, pelo que quando o copiar para o seu disco rígido, deverá remover a propriedade de só de leitura. A partir do Menu do Ficheiro/Abrir, faça um clique com o botão do lado direito do seu rato sobre o ficheiro que copiou para o seu disco rígido. Seleccione Propriedades e faça um clique para remover a marca de visto da função de Atributos: no campo de Só de leitura.

Como iniciar o Sales Controller

Antes de executar o Sales Controller, verifique se a segurança das macros se encontra configurada como Média. A partir do menu Excel, seleccione Ferramentas. Escolha a opção Macro e a subopção Segurança. Irá aparecer uma janela intitulada “Segurança”. Deverá escolher a opção Média ou Baixa. Apenas deverá seleccionar a opção Baixa caso tenha instalado um software antivírus ou se confiar em todos os seus fornecedores de software.

Para iniciar o Sales Controller, clique duas vezes no ficheiro Excel do Sales Controller. Aparecerá um aviso a indicar que o ficheiro contém macros e que as macros poderão conter vírus. Seleccione Activar Macros para prosseguir. Para mudar o idioma, basta escolher português no campo "Select Language".

Nota: A Markitquest toma todas as precauções contra a transmissão de vírus informáticos. Todos os nossos sistemas contêm um software antivírus, que vigia todas as mensagens de correio electrónico que entram e saem. O nosso software antivírus é actualizado permanentemente de modo a assegurar a protecção contra novos vírus que vão assumindo formas em constante mudança.

Suplemento Solver

O Sales Controller utiliza funções do Excel Suplemento (Add-In) Solver. Por favor verifique se este programa se encontra devidamente instalado no seu computador. Do Menu de Excel seleccione Ferramentas/Adicionais. Na janela de Adicionais, verifique que o Suplemento Solver está devidamente assinalado.

No primeiro vez que instala o Sales Controller, uma janela abre a pedir o palavrapasse do Projeto VBA. Clique Cancel para continuar. Isto só acontece na primeira ocasião, como o Sales Controller tem inicializa o Solver.

Nota: No primeiro vez que instala o Solver, é normalmente colocado no seguinte pasta:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\Library\Solver\Solver.XLA

Se o Sales Controller não pode encontrar o Solver nesta pasta, uma janela abrirá lhe pedindo que selecionasse a localização nova de Solver. Use Procurar em (Look in) para mudar a pasta, selecione o ficheiro Solver.XLA e fazem clique no Abrir (Open).

Convenções de Design

As seguintes convenções foram utilizadas em todo o Budget Controller:

As células brancas indicam áreas de introdução de dados pelos utilizadores. Todas as outras células estão protegidas e não podem ser alteradas.
Números demasiado longos para caberem na cálula surgem como #######. Faça pairar o cursor do seu rato sobre a célula para o número aparecer por completo no ecrã.

Navegação

Habitualmente, as folhas de cálculo são grandes e não cabem no ecrã (mesmo nos maiores). Para além das convencionais barras de deslocamento do Excel e do controlo através do teclado, existem várias formas para percorrer as folhas de cálculo para encontrar algo que procura:

	Home	Sempre que estiver a trabalhar no Budget Controller, o botão Home levá-lo-á sempre de volta ao menu principal.
	Avançar	O botão Avançar levá-lo-á da folha de cálculo em que se encontra para a folha de cálculo seguinte no menu principal.
	Retroceder	O botão Anterior irá transportá-lo da folha actual para a folha anterior no menu principal. Não deverá confundir com o botão Retroceder do Microsoft Internet Explorer, que permite voltar à última página visualizada.
	Ajuda	Triângulos vermelhos indicam ajudas e dicas nas folhas de cálculo. Faça pairar o cursor sobre os triângulos, o que abrirá caixas de informação. Alternativamente utilize a opção de Excel Ver Comentários.

Guia do utilizador passo-a-passo

O uso do Sales Controller é muito fácil. Basta seguir os passos abaixo descritos:

1. Adicionar o historial de vendas anteriores

No menu principal, introduza as datas de início e fim do seu historial de vendas. Clique no separador Sales History (Historial de vendas) para passar para a folha de cálculo onde irá introduzir os seus dados. Introduza os dados manualmente ou através do método copiar/colar de outra aplicação.

Pode introduzir um máximo de 6 anos de dados para um máximo de 10 categorias de rendimento, ou seja, produtos, serviços, regiões, empresas, divisões, etc.. Para que o Sales Controller faça uma melhor análise das tendências, recomendamos a introdução de 3 a 6 anos de historial.

2. A Componente Tendência

A Componente Tendência é automaticamente calculada através da regressão linear, de modo a ajustar a melhor linha de tendência às vendas não-sazonais. Se necessitar de saber a equação linear resultante para cada produto, clique no separador Trend (Tendência) ou, então, ignore esta secção.

Nota: A equação de tendência é expressa pela seguinte fórmula: y = ax + b

Em que:

y = tendência

a = declive

x = número de meses

b = constante

3. Ajustar o ciclo comercial ou económico

O ajuste do ciclo comercial é semiautomático. Depois ter ajustado a curva a olho, o Sales Controller pode optimizar automaticamente esse ajuste. Clique no separador Business Cycle (Ciclo comercial) para passar à folha de cálculo. Cada produto pode ter um ciclo independente ou, então, pode trabalhar com o total de todos os produtos.

A escolha entre o ajuste do ciclo, produto por produto ou globalmente, depende daquilo que pretende fazer com a previsão. Se pretender transferir todos os dez produtos para o Budget Controller, então deverá ajustar os ciclos individualmente. Se pretender consolidar as previsões dos dez produtos numa só e transferir apenas o total para o Budget Controller ou outra previsão, então deverá ajustar o ciclo comercial para o total de todos os produtos.

Para ajustar os ciclos, necessitará de ajustar as variáveis abaixo mencionadas com vista a minimizar o índice de vendas inexplicadas:

i. Centro

Normalmente, esta variável terá aproximadamente o valor de 1. Com efeito, trata-se do valor médio de oscilação do ciclo económico. Um valor próximo de 1 ocorre quando, em geral, o ciclo apresenta um equilíbrio de efeitos positivos e negativos sobre as vendas. Para um ajuste bruto, introduza o valor de 1.0000 na coluna Current (Actual) respeitante ao produto em questão.

ii. Topo

O topo do ciclo é o número do mês em que atinge o seu máximo.
Se, por exemplo, o topo do ciclo comercial se encontrar no 3.º mês da previsão, deverá introduzir 3 como valor de Topo. Este valor é encontrado por tentativa e erro e pela sua própria experiência do ciclo comercial dos seus produtos.

iii. Vida

A vida do ciclo corresponde ao número de meses entre o primeiro topo do ciclo e o topo seguinte. Se a previsão tiver começado em Janeiro com o Topo de 1 e uma Vida de 12, o ponto mínimo no ciclo ocorrerá no mês de Julho e o ponto máximo seguinte no próximo mês de Janeiro. Tal como o ponto II, este valor é encontrado por tentativa e erro e pela sua própria experiência do ciclo comercial dos seus produtos.

iv. Auge

O auge do ciclo económico estará próximo do erro standard da previsão Y (Erro Std. Prev.) mostrado no topo de cada variável do ciclo comercial dos produtos. Através dele, conhecerá o valor do desvio dos dados em relação ao valor médio. Por agora, introduza este valor como o auge do ciclo económico. O próximo passo consiste em tentar melhorar o ajuste do ciclo mediante diversos valores alternativos.

Depois de ter introduzido os valores acima referidos e experimentado algumas alternativas para tentar reduzir o valor das vendas inexplicadas, poderá utilizar o botão Improve Fit (Melhorar ajuste) para optimizar o ajuste e minimizar o índice de vendas inexplicadas.

Sempre que premir o botão, o Sales Controller registará os últimos resultados na coluna Last Try (Última tentativa). Depois de ter premido o botão, aguarde a conclusão pelo Sales Controller. Cada produto poderá demorar entre 30 segundos e um minuto a passar por todos os valores alternativos até à sua conclusão. Continue a melhorar o ajuste até acabarem as reduções no índice de vendas inexplicadas, ou seja, o valor Actual deverá ser idêntico ao valor da Última tentativa.

4. A Componente Sazonal

A componente sazonal é automaticamente calculada com base numa média móvel anual, de modo a eliminar as flutuações sazonais das vendas. Se necessitar de saber o índice resultante para cada produto, clique no separador Seasonal Index (Índice sazonal) ou, então, ignore esta secção.

Nota: O índice sazonal pode ser utilizado no Budget Controller em conjunto com o método de multiplicação da distribuição sazonal das vendas. Para obter mais informações, consulte o Guia do Utilizador do Budget Controller.

5. Resultados

Agora só precisa de verificar os seus resultados. Para tal, pode utilizar três folhas de cálculo:

i. Actual V’s Predicted Sales (Vendas efectivas versus previstas)

Clique no separador Actual V's Predicted (Efectivas v previstas) para saber como o seu historial de vendas se ajusta à análise de séries temporais que acabou de criar. Isto fornecer-lhe-á um bom indicador quanto à precisão da sua previsão, e ficará a saber se necessita ou não de rever alguns dos procedimentos acima mencionados.

Lembre-se de que a previsão do Sales Controller serve meramente como base de discussão. Depois de a ter transferido para o Budget Controller, poderá alterá-la com base nas suas decisões.

ii. Forecast Graphs (Gráficos de previsões)

A folha de cálculo Forecast Graphs (Gráficos de previsões) fornece-lhe a sua previsão, tanto em formato gráfico como em resumo, do total de vendas por ano. Utilize-a como base para as suas discussões correntes com vista a afinar a sua previsão.

iii. Forecast (Previsão)

Utilize esta folha de cálculo para copiar/colar os valores no Budget Controller, noutra aplicação ou folha de cálculo. Não se esqueça de utilizar a opção Colar especial e seleccionar os valores, salvo se pretender efectuar uma ligação dinâmica entre o Sales Controller e o Budget Controller.

Deverá copiar cada bloco de dez produtos por cada ano. No Budget Controller, poderá efectuar os seus ajustes finais, quer directamente nos dados quer através do recurso às diversas funções de ajuste do Budget Controller.

Parabéns, concluiu a primeira fase da sua previsão. Contudo, lembre-se de que as tendências baseadas no historial de vendas não dão garantias para o futuro. Nesta primeira fase, criou apenas uma base para discussão e análise.

Recomendamos a transferência dos dados para o Budget Controller onde poderá efectuar os ajustes finais. Pode copiar/colar os valores ou adicionar uma ligação dinâmica entre as duas aplicações (para obter informações sobre como ligar livros, consulte a secção "Dicas e Truques" do Guia do Utilizador do Budget Controller).